<div dir="ltr">Good Morning Meetings Committee!<div><br></div><div>I hope your 2021 is off to a great start! I am sorry, but I am double booked today at 1pm and will not be able to make our regularly scheduled call. Sudhir, please let us know your preference to have the call without me, I believe Megan can attend, or reschedule. Below is an update from my perspective on where we are in preparation for the Winter Meeting. Feel free to send me any questions. </div><div><br></div><div><u>Registration</u></div><div>As of this morning we have 211 registered attendees. You should know I have had numerous requests for comp registrations and I have been consistent in not granting comps other than those provided to each session. ESIP depends on the registration revenue to support our operations. The one area I am looking at some new comp registrations is to cultivate  participation from black and Latino students. The aim of this is to diversify the pipeline of talent that knows ESIP at an early career stage and applies to the Community Fellows program as an entry point into ESIP. </div><div><br></div><div><u>Plenaries</u></div><div><b style=""><i style="">Tuesday Plenary</i></b></div><div>NASA still hasn't confirmed our opening plenary speaker. Today I will tell them it is time to commit!</div><div>We have invited <a href="https://www.nasa.gov/astronauts/biographies/christina-h-koch">Christina Koch</a> - NASA Astronaut. I have asked Christina to speak about what it takes to be successful working at "the Frontier" both physically and technologically based on her work at ISS and McMurdo. I knew Christina when she lived in Annapolis many years ago and was hoping the personal connection would help. </div><div><div><br></div><div>Our second speaker is confirmed and we will have <a href="https://www.linkedin.com/in/caitlin-kontgis">Caitlin Kontgis</a> formerly Chief Scientist for Descarte Labs and now with Impact Observatory. I have asked her to speak about the elements needed to incubate innovation. </div><div><br></div><div>If NASA doesn't come through I have a list of backup options at the ready. We will likely add an interactive session gathering input from the community on the end of this plenary about innovation at ESIP. </div><div> </div><div><b style=""><i style="">Wednesday Plenary</i></b></div><div>This session will be a panel or fish bowl discussion on AI and ML. The featured speakers will be <a href="https://www.ornl.gov/staff-profile/lexie-yang">Lexie Yang</a> from ORNL, <a href="https://www2.clarku.edu/faculty/facultybio.cfm?id=1110">Lyndon Estes</a> from Clark University, and <a href="https://geog.umd.edu/facultyprofile/kerner/hannah-0">Hannah Kerner</a> from Univ of Maryland. This panel was curated by Hamed from Radiant Earth who unfortunately had a conflict and wasn't able to moderate. They will be talking about the latest innovation in AI and ML. Our facilitators recommend a fish bowl approach where the panelists have a discussion amongst themselves and then toward the end of the session we bring the community in and reflect on what we heard and how to apply it to ESIP. </div><div><br></div><div><b style=""><i style="">Thursday Plenary </i></b></div><div>Our last plenary will feature <a href="https://research.google/people/NatalyaNoy/">Natasha Noy</a> and <a href="https://uk.linkedin.com/in/danbri">Dan Brickley </a>of Google on Google data search and <a href="http://schema.org">schema.org</a>. Due to schedules this plenary will be pre-recorded and the speakers will participate live in the chat and then appear live for Q&A afterwards. This mixes up our format which is great - and this was a successful format for Erin's lecture at AGU so it won't be new to our audience. </div><div><br></div><div><u>Breakout sessions</u></div><div>Our breakout sessions are on track thanks to the hard work of Megan wrangling the many pieces! This week we will be offering 3 training sessions on various virtual facilitation techniques based on session goals to further support our communities development in this area and ensure the most engaging and interactive meeting possible! </div><div><br></div><div><u>Platforms</u></div><div>We will again use Qiqochat as the frame for our meeting. We are about to finalize our choice of video call platforms. Given the challenges for federal employees accessing Zoom it was my goal to migrate to a platform that allowed our federal sponsors to access all content on an even playing field. This would also eliminate the need to live stream the meeting which is additional effort on the staff. We are hoping to use Microsoft Teams who recently rolled out new breakout room functionality. Since we began testing Teams we have found a few glitches. This afternoon we will do a larger test of Teams with more users to see if it is a widespread problem or an isolated incident. If you would like to participate in that test, please reach out to Megan or Patty. If we are not able to go with Teams, we will use Zoom and livestream to YouTube. We will start holding all collaboration area calls and training in the chosen platform to maximize familiarity.</div><div><br></div><div>Should we secure Christina or another astronaut speaker we will be required to use Teams for that session. </div><div><br></div><div><u>Social</u></div><div>We are placing a greater emphasis on social activities for this meeting to enhance networking opportunities. We will be using Wonder a spatial chat application for many of the social events that gives the space a more in-person feel. We have one happy hour planned by a collaboration area and we will have coffee breaks with themed areas as well. I am also working on Geoguesser a mapping game that I shared with you on one of our last calls. </div><div><br></div><div><u>Sponsorship</u></div><div>I will be finalizing sponsorships this week so we are sure to get the logos and branding in place. SAIC has sponsored at $10,000 and is additionally sponsoring our webinar series this year for another $5,000. I have on-going conversations with a few other sponsors and we have in-kind sponsors as well. I researched swag options from our last discussion. In the end I decided that the cost and environmental impact of mailing 200-300 packages did not make sense. I look forward to some great ESIP swag when we are next in person!</div><div><br></div><div><u>Summer Meeting </u></div><div>I want you to know that I am keeping and eye on Summer meeting planning. Our contract with the hotel in Vermont has a next decision point of March. If the Federal government is not travelling by March we have an out in the contract. This is not a decision I take lightly. I would very much like to see an in-person meeting. It feels hard to know what the world will look like in March much less late-July! I am also thinking about hybrid options or perhaps regional outdoor social gatherings if travelling to a meeting isn't advisable, but local outdoor gatherings are safe. I am open to any and all ideas! </div><div><br></div><div>Apologies again for the conflict today. It is going to be a busy and exciting month. Thank you for serving on the Meetings Committee this year! </div><div><br></div><div>Susan </div><div><br></div><div><u><br></u></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div style="font-family:Arial;font-size:12px;margin-bottom:5px;margin-top:0px"><b style="color:rgb(100,100,100)">Susan Shingledecker</b><br><font color="#000000">Executive Director</font></div><div style="font-family:Arial;font-size:12px;margin-bottom:5px;margin-top:0px"><font color="#000000">Earth Science Information Partners - ESIP</font></div><table width="470" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="font-family:Arial;font-size:12px;width:470px;margin-top:5px"><tbody><tr><td><p style="margin:0px"><font color="#000000">443.223.6208 <span style="display:inline-block">|</span> <span style="display:inline-block"><a href="mailto:susanshingledecker@esipfed.org" style="font-family:sans-serif" target="_blank">susanshingledecker@esipfed.org</a></span></font></p></td></tr><tr><td><p style="margin:0px"><span style="white-space:nowrap;display:inline-block"><a href="http://esipfed.org/" style="font-family:sans-serif" target="_blank"><font color="#000000">esipfed.org</font></a></span></p></td></tr></tbody></table><div style="color:rgb(100,100,100);font-family:Arial;font-size:12px;margin-top:10px"><br></div></div></div></div></div>